บทที่ 2 แบบฝึกหัด

คำถามทบทวน บทที่ 2

1.ให้นิยามความหมายของ "องค์กร" และเปรียบเทียบคำจำกัดความด้านเทคนิค กับคำจำกัดความด้านพฤติกรรม ของคำว่า "องค์กร"

ตอบ 

ความหมายขององค์กร

            องค์กร หมายถึง การนำเอาส่วนต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องกันมารวมกันอย่างมีระเบียบ หรือเป็นการรวมกลุ่มกันอย่างมีเหตุผลของบุคคลกลุ่มหนึ่ง เพื่อเป็นศูนย์อำนวยการให้การดำเนินงานลุล่วงไปตามป้าหมายที่กำหนดไว้  โดยมีการใช้อำนาจการบริหารที่ชัดเจนมีการแบ่งงานและหน้าที่ลำดับขั้นตอนของการบังคับบัญชา และความรับผิดชอบ

คำจำกัดความด้านเทคนิค

            คือเอกสารซึ่งกล่าวถึงความประสงค์ ความต้องการของผู้ออกแบบ เจ้าของงาน หรือเจ้าของโครงการ เพื่อสื่อสารไปยังบุคลากรผู้ที่เกี่ยวข้องในงานต่าง ๆ เช่น งานก่อสร้าง งานผลิต งานพัฒนาซอฟต์แวร์ ฯลฯ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนด ขอบเขตงาน อธิบายคำจำกัดความ นิยามที่ใช้ในงานนั้น มาตรฐานที่ต้องการให้ใช้ ชนิด ขนาด และรายละเอียดของวัสดุ เครื่องจักร เครื่องมือ ตลอดจนถึงวิธีการก่อสร้างหรือวิธีการดำเนินงาน รวมถึงคุณภาพของฝีมือ แรงงาน ความละเอียดและถูกต้องในงานนั้น

คำจำกัดความด้านพฤติกรรม

            พฤติกรรม หมายความถึง การแสดงและกิริยาท่าทางซึ่งสิ่งมีชีวิต ระบบหรืออัตลักษณ์ประดิษฐ์ ที่เกิดร่วมกันกับสิ่งแวดล้อม ซึ่งรวมระบบอื่นหรือสิ่งมีชีวิตโดยรวมเช่นเดียวกับสิ่งแวดล้อมทางกายภาพ พฤติกรรมเป็นการตอบสนองของระบบหรือสิ่งมีชีวิตต่อสิ่งเร้าหรือการรับเข้าทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอก มีสติหรือไม่มีสติระลึก ชัดเจนหรือแอบแฝง และโดยตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจ

2. อธิบายว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และอธิบายว่าการนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไร

ตอบ

            เทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถนำมาประยุกต์เพื่อสร้างเป็นระบบสารสนเทศสำหรับงานด้านต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างมากมาย ระบบงานภายในองค์กรซึ่งอยู่ในที่นี้จะกล่าวถึง คือ ระบบงานทางธุรกิจทั่วไปที่องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ต้องดำเนินการ ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กร เช่น ระบบบัญชีเงินเดือน ระบบสินค้าคงคลัง และระบบบัญชี เป็นต้น ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรมีประสิทธิภาพและมีศักยภาพมากขึ้น

- สภาพแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อองค์กร (Business Environment Impact) ในบางครั้งประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรมิได้เกิดจากภายในขององค์กรเอง

- ความกดดันของสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อประสิทธิภาพในองค์กร เมื่อมีการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น การคำนึงถึงความรวดเร็วในการทำงาน ไม่ทำงานล่าช้าสามารถแข่งขันกับคู่ค้าได้

- การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมมีอยู่ตลอดเวลา เพื่อทำให้องค์กรประสิทธิภาพหรือประสบความสำเร็จได้ องค์กรต้องมีการปรับตัวหรือมีความคล่องตัว

3. เหตุใดจึงเกิดการต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ และผู้บริหารต้องทำอย่างไรจึงจะออกแบบระบบและนำระบบมาใช้ให้เกิดความสำเร็จ

ตอบ

-           สภาพแวดล้อมในการที่องค์กรจะต้องทำงาน

-           โครงสร้างขององค์กร: ลำดับชั้นความเชี่ยวชาญ

-           งานประจำ และธุรกิจกระบวนการ องค์กร วัฒนธรรมและการเมืองประเภทขององค์กรและลักษณะของของ

-           ความเป็นผู้นำกลุ่มผลประโยชน์หลักที่ได้รับผลกระทบ โดยระบบและ

-           ทัศนคติของแรงงานที่จะใช้ระบบประเภทของงาน ตัดสินใจ และกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นระบบสารสนเทศที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือ

4. อธิบายว่าแรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter's competitive forces model และระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อลยุทธ์การบริหารอย่างไร

ตอบ

1. แรงกดดันจากคู่แข่งขันรายเดิมในอุตสาหกรรม (rioalry among existing firms)

การวิเคราะห์คู่แข่งขันรายเติมในตลาดนั้นเป็นการประเมิน ความรุนแรงจากจํานวนคู่แข่งขัน โดยประเมินกลยุทธ์ทางด้านการ ตลาดของคู่แข่งขันในตลาดปัจจุบันว่ามีความน่ากลัวมากน้อยเพียง ใต วิธีการประเมินคู่แข่งขัน (competitors analysis) ใน อุตสาหกรรมเติมมี 3 ขั้นตอนดังนี้ (ปรับปรุงมาจาก Kotler 8 Amstrong. 2002, 682)

1.1 ศึกษาข้อมูลของคู่แข่งขันในตลาดว่าเป็นใครบ้าง ทั้งคู่แข่งทางตรง (คือกลุ่มสินค้าที่มีคุณสมบัติและราคาใกล้เคียง กับสินค้าของบริษัท) และคู่แข่งทางรอง (คือกลุ่มสินค้าที่มี คุณสมบัติใกล้เคียงแต่มีราคาที่สูงกว่าหรือต่ํากว่าของบริษัทมากแต่ ใช้ทดแทนสินค้าของบริษัทได้)

12 การวิเคราะห์คู่แข่งและเลือกบริษัทที่จะทําการ แข่งขันจากข้อ 1.1 เพียง 1-2 บริษัทเท่านั้นหากชนะด้วยยอดขาย ค่อยเพิ่มจํานวนคู่แข่ง

1.3 กําหนดกลยุทธ์เพื่อการแข่งขันกับบริษัทที่เลือกมา พิจารณากลยุทธ์ทางการตลาด และคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ โดย ต้องพัฒนาให้เหนือกว่าคู่แข่งขันและวางกลยุทธ์ป้องกันการตาม ทันจากคู่แข่งขัน

2. แรงกดดันของการเข้ามายังอุตสาหกรรมของ คู่แข่งขันรายใหม่ (new entrants)

อุตสาหกรรมใดที่มีความสามารถในการทํากําไรได้มาก หรืออุตสาหกรรมใดที่เงินลงทุนไม่มาก หรืออุตสาหกรรมใดที่มี ระยะเวลาในการคืนทุนสั้น ย่อมเกิดแรงดึงดูดให้นักลงทุนเข้ามา ในอุตสาหกรรมนั้นๆ จํานวนมากราย ผู้ที่มีเงินทุนตามกําลังก็ สามารถทําได้ ตัวอย่างธุรกิจที่มีคู่แข่งรายใหม่เข้ามาใน อุตสาหกรรมง่าย เช่น ธุรกิจอาหาร ธุรกิจสินค้าฟุ่มเฟือย และ ธุรกิจแฟรนไชส์ เป็นต้น ส่วนธุรกิจที่มีการกีดกันคู่แข่งขันรายใหม่ นั้นส่วนใหญ่เป็นธุรกิจที่มีเงื่อนไขบังคับทางกฎหมาย หรือขั้นตอน ในการดําเนินธุรกิจหลายขั้นตอน ต้องมีการขออนุญาตจากทางการ หรือเป็นธุรกิจที่มีเงินลงทุนจํานวนมาก หรือเป็นธุรกิจที่มีกําไรน้อย ตัวอย่างธุรกิจที่คู่แข่งรายใหม่เข้าในอุตสาหกรรมยาก เช่น ธุรกิจ อสังหาริมทรัพย์ ซึ่งก่อนทําการก่อสร้างต้องขออนุญาตก่อสร้าง อาคารในพื้นที่ตามพระราชบัญญัติควบคุมอาคาร เป็นต้น

3. แรงกดดันของสินค้าnonnu (substitute)

ในอุตสาหกรรมหากมีสินค้าที่ทตแทนจํานวนมากจะส่งผล ต่อการทํากําไร ไม่สามารถตั้งราคาที่สูงได้ ความเสี่ยงต่อยอดขาย ที่ตกลงเป็นไปได้สูง เช่น กรณีของลูกอมเม็ตแข็ง ซึ่งมียอดตกลง อันเนื่องมาจากสินค้าทดแทนเช่น หมากฝรั่ง ลูกอมเม็ตนิ่ม ลูกอมแก้ไอ เป็นต้น

4. แรงกดดันจากอํานาจการต่อรองของผู้ซื้อ (buyers)

ปัจจุบันเป็นยุคของข่าวสาร ทําให้ผู้บริโภคมีอํานาจในการ ต่อรองสูงเนื่องจากผู้บริโภคมีขั้นตอนการหาข้อมูลและประเมินทาง เลือกสินค้าก่อนการตัดสินใจซื้อหลายช่องทาง หากสินค้าของ บริษัทที่ขายในตลาดไม่มีความแตกต่างกับคู่แข่ง ย่อมทําให้เสีย เปรียบทางการแข่งขันและโอกาสในการสร้างกําไรจะต่ํา ในยุคที่ เรียกว่า เครือข่ายทางสังคม (Social Network) นั้น ผู้บริโภค สามารถสื่อสารอย่างมีปฏิสัมพันธ์ (interaction) สื่อสารไปมาผ่าน สื่อได้ (medium) หรือซื้อขายแลกเปลี่ยนได้ทันที (real time) (Arvind Schay, 1998, อ้างถึงใน ชื่นจิตต์ แจ้งเจนกิจ, 2544)

5. แรงกดดันจากอํานาจการต่อรองของผู้จัดส่งวัตถุดิบ (suppliers)

หากสินค้าของบริษัทมีตัวแทนในการจัดส่งวัตถุดิบจํานวน น้อยราย ย่อมทําให้เกิดข้อเสียเปรียบทางการแข่งขันได้ ยิ่งถ้าผู้จัด ส่งวัตถุดิบสามารถเพิ่มราคาผลิตภัณฑ์ หรือสติคุณภาพได้เช่น ธุรกิจฟาร์มสุกร ผลกําไรของการขายสุกรนอกจากเกี่ยวข้องกับ ปัจจัยของราคาตลาดแล้ว ยังเกี่ยวข้องกับอาหารที่ให้ในแต่ละมื้อ หากผู้เลี้ยงมีทางเลือก ผู้ขายผลิตภัณฑ์อาหารสัตว์จํานวนน้อยราย หรือผู้ขายอาหารสัตว์เพิ่มราคาย่อมส่งผลต่อความสามารถในการ ทํากําไรของฟาร์มสุกร หรือหากผู้ขายอาหารสัตว์ลตหรือเปลี่ยน วัตถุดิบในอาหารสัตว์ย่อมมีผลต่อการเติบโตของสุกรส่งผลต่อ ความเสี่ยงเรื่องโรค และยอดขายในอนาคต เป็นต้น เพราะฉะนั้น ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใตความเสี่ยงที่เกิดจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ เกิตได้ตลอดเวลา ผู้ประกอบการต้องมีการวางแผนเพื่อซื้อวัตถุดิบ ไว้ล่วงหน้าเสมอเพื่อป้องกันความเสียหายในอนาคต

5. กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีกลยุทธ์อะไรบ้าง และระบบสารสนเทศมีส่วนสนับสนุนแต่ละกลยุทธ์อย่างไร

ตอบ

            กลยุทธ์ (Strategy) เป็นรูปแบบของการปฏิบัติและการจัดสรรพทรัพยากรที่ออกแบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ  การกำหนดกลยุทธ์ในทุกระดับต้องพิจารณา ถึงภารกิจ (Mission) ขององค์การ  และผลลัพธ์ จากการวิเคราะห์สถานการณ์ กลยุทธ์ขององค์การประกอบด้วยการกำหนดกลยุทธ์ 3 ระดับ คือ

            1)  การพัฒนากลยุทธ์ระดับบริษัท (Developing corporate-level strategy) กลยุทธ์ระดับบริษัท (Corporate strategy) เป็นการกำหนดลักษณะทั้งหมดและจุดมุ่งหมายขององค์การ กำหนดผลิตภัณฑ์ธุรกิจที่จะเพิ่มเข้ามา หรือเลิกกระทำ ตลอดจนกำหนดทรัพยากรที่จะใช้ภายในธุรกิจ

            ก.   กลยุทธ์หลัก (Grand strategy) เป็นกลยุทธ์ทั่วไปเพื่อความเข้าใจในการกำหนดการปฏิบัติที่สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายในระยะยาว ซึ่งประกอบด้วย

                1) กลยุทธ์การเจริญเติบโต

                2) กลยุทธ์ความคงที่

                3) กลยุทธ์การตัดทอนให้น้อยลง

            ข.   กลยุทธ์การจัดสรรทรัพยากร (Portfolio strategy) เป็นการค้นหาส่วนประสมของการลงทุนที่ดีที่สุดจากบรรดาโอกาสที่เป็นทางเลือกของธุรกิจ หรือเป็นกลยุทธ์ในระดับบริษัท ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ความสัมพันธ์และตำแหน่งของแต่ละหน่วยธุรกิจ เพื่อสร้างส่วนประสมที่สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์การให้ได้ดีที่สุด

            2)  การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ (Developing business-level strategy) หมายถึง การค้นหาวิธีการแข่งขันของแต่ละบริษัทหรือแต่ละหน่วยธุรกิจ โดยทั่วไปจะใช้วิธีการสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน ซึ่งประกอบด้วย การสร้างความแตกต่างที่เหนือกว่าคู่แข่งขัน มี 3 โมเดล คือ โมเดลการปรับตัว กลยุทธ์การแข่งขัน และโมเดลวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

            3)  การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Developing functional-level strategy) เป็นกลยุทธ์องค์การ ระดับที่ 3 ซึ่งเกี่ยวข้องกับการพัฒนากลยุทธ์ระดับหน้าที่ ผู้บริหารจะกำหนดกลยุทธ์ระดับหน้าที่เพื่อให้การสนับสนุนการบริหารกลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ ซึ่งมีขอบเขตแคบกว่าระดับหน่วยธุรกิจ เกี่ยวข้องกับแต่ละหน้าที่ขององค์การ 6 ประการ ได้แก่ การตลาด การเงิน การปฏิบัติการ ทรัพยากรมนุษย์ วิจัยและพัฒนา และทรัพยากรข้อมูล

            ระบบสารสนเทศที่จะนำมาใช้นั้น สามารถเพิ่มขีดความสามารถ ในการแข่งขันขององค์กรในด้านใด เช่น หากองค์กรกำหนดกลยุทธ์ ในเรื่องต้นทุนต่ำ ระบบสารสนเทศที่จะนำมาใช้ ก็ควรช่วยในการลดต้นทุน ในการดำเนินงานในองค์กรได้ เช่น ต้นทุนในการสั่งซื้อ ต้นทุนในการเก็บรักษาวัตถุดิบ ต้นทุนในการผลิต เป็นต้น โดยต้องมีเป้าหมายของ การนำระบบสารสนเทศมาใช้ ให้สอดคล้องกับเป้าหมาย เชิงกลยุทธ์ของธุรกิจด้วย เช่น ระบบสารสนเทศจะช่วยลดต้นทุน ของธุรกิจในเรื่องใดได้กี่เปอร์เซ็นต์ หรือในระยะเวลาใดจึงจะเกิดผล ในด้านการลดต้น

6.ให้นิยามความหมายของ "การจัดการ" และหน้าที่ทางการจัดการแบ่งออกเป็นกี่หน้าที่ แต่ละหน้าที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร

ตอบ

            การจัดการ หรือ Management หมายถึง กระบวนการทำงานหรือกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลในองค์กร ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแนวทางที่กำหนดไว้ 5 ขั้นตอนประกอบด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การบังคับบัญชาสั่งการ การประสานงาน และการควบคุม

1.การวางแผน การวางแผนหรือ Planning หมายถึงการพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต

2.การจัดองค์การ การจัดองค์การหรือ Organizing หมายถึง การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น

3.การบังคับบัญชาสั่งการ หรือ Commanding หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้

4.การประสานงาน หรือ Coordinating หมายถึง การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

5.การควบคุม หรือ Controlling หมายถึง กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

7. ผู้บริหารแบ่งออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง ผู้บริหารแต่ละระดับมีหน้าที่ที่สำคัญอย่างไร และสรุปความสำคัญและลักษณ์ของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละ

ตอบ

แบ่งเป็น 3 ระดับ

            1.ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager)  คือ ผู้บริหารที่อยู่ในระดับสูงสุดของสายบังคับบัญชา ทำหน้าที่นำองค์การไปสู่ความสำเร็จ เป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบองค์การทั้งหมดและเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และนโยบายสำคัญๆ ให้กับองค์การ ขอบเขตการบริหารจัดการจึงเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ในสภาพแวดล้อมภายนอกและปัจจัยต่างๆ ภายในองค์การ 

             2.ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ระดับรองลงมาจากผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้รับเอาเป้าหมาย นโยบายและแผนงานจากผู้บริหารระดับสูงให้นำไปปฏิบัติ ทำหน้าที่ประสานงานโดยพยายามรวบรวมผลสำเร็จของการทำงานภายในหน่วยงานที่ตนรับผิด ชอบอยู่ ส่งมอบให้กับผู้บริหารระดับที่อยู่สูงถัดขึ้นไป ขณะเดียวกันก็จะคอยร่วมมือช่วยเหลือในการเผชิญและแก้ไขปัญหาที่มากระทบจากภายนอกด้วย ผู้บริหารระดับกลางยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการทำงานของผู้บริหารที่อยู่ระดับล่างลงมา

              3.ผู้บริหารระดับต้น (First-line Manager or First-line Supervisor) คือ ผู้บริหารระดับล่างสุด รับผิดชอบการปฏิบัติงานของพนักงานปฏิบัติการ เป็นผู้ใกล้ชิดและสั่งการโดยตรงกับ   พนักงานปฏิบัติการและมีโอกาสรู้ความเป็นไปของปัญหาที่เกิดขึ้นในจุดปฏิบัติงาน  ในบางองค์การ อาจจะมีกำหนดตำแหน่งงานของผู้บริหารระดับต้น เป็น Line Manager  หัวหน้างาน Supervisor  หัวหน้างาน Foreman ผู้นำกลุ่ม (Crew Leader) เป็นต้น

8. อธิบายความต้องการสารสนเทศต่อแต่ละบทบาทของผู้บริหาร พร้อมทั้งบอกว่าระบบสารสนเทศใดสนับสนุนแต่ละบทบาทของผู้บริหาร

ตอบ

สารสนเทศต่อบทบาทของผู้บริหาร แบ่งบทบาทของผู้บริหารออกเป็น 3 กลุ่ม หรือ 10 บทบาทดังนี้คือ

1.บทบาทระหว่างบุคคล

            หมายถึง ผู้บริหารเป็นผู้มีบทบาทต่อบุคคลในองค์กรและภายนอกองค์กร โดยจะเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อกับสังคมภายนอกองค์กร และเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงาน และบุคลากรในองค์กร บทบาทระหว่างบุคคลมีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ 3 ประการ คือ

1.1   หัวหน้า (Figurehead) คือ บทบาทในการจูงใจหรือบังคับบัญชาให้บุคลากรปฏิบัติตามหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ

1.2   ผู้นำ (Leader) คือ บทบาทในการกระตุ้น จูงใจให้ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติตามหน้าที่ในด้านการทำงานหรือด้านอื่นๆ

1.3   ผู้ติดต่อ (Liaison ) คือ บทบาทในการติดต่อกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอกเพื่อให้ได้ข้อมูลและบริการด้านการค้า

2         บทบาทด้านข่าวสาร

      บทบาทด้านข่าวสาร (informational roles) หมายถึง บทบาทที่ผู้บริหารทำหน้าที่เสมือนเป็นศูนย์รวมของข้อมูลข่าวสาร ทั้งการรับและการส่งข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยและเชื่อถือได้ไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง จึงมีบทบาทที่ต้องรับผิดชอบ 3 ประเภทดังนี้

2.1   ผู้ตรวจสอบ (Monitor) คือ บทบาทในการติดตามและรับข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

2.2   ผู้เผยแพร่ (Disseminator) คือ บทบาทในการส่งข้อมูลที่ได้รับจากภายนอก หรือจากหน่วยงานย่อยให้กับบุคลากรขององค์กร

2.3   โฆษก (Spokesman) คือ บทบาทในการส่งข้อมูลไปยังภายนอก ตามแผนหรือนโยบายขององค์กรเสมือนเป็นโฆษกขององค์กร

3         บทบาทด้านการตัดสินใจ

      บทบาทด้านการตัดสินใจ (decisional roles) หมายถึงบทบาทที่ผู้บริการทำหน้าที่เป็นผู้ตัดสินใจในระดับองค์กร มีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการตัดสินใจ 4 ประการ คือ

3.1   ผู้จัดการ (Entrepreneur) คือ บทบาทในการจัดการกับสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส และริเริ่มหรือแนะนำในด้านหน้าที่การจัดการภายในองค์กร

3.2   ผู้จัดการสิ่งรบกวน (Disturbance Handler) คือ บทบาทในการปรับการทำงานให้ไปในทางที่ถูกเมื่อองค์กรเผชิญกับสิ่งที่รบกวนที่ไม่คาดคิดมาก่อน

3.3   ผู้จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) คือ บทบาทในการจัดสรรทรัพยากรให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้

ผู้เจรจา (Negotiator) คือ บทบาทในการเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อเจรจาหรือแก้ปัญหาความข้องแย้งของกลุ่มหรือกับองค์กรอื่น

ความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆ ขององค์กร

ความสำคัญและลักษณะ	ผู้บริหารระดับต้น	ผู้บริหารระดับกลาง	ผู้บริหารระดับสูง
จุดมุ่งหมาย	ระดับปฏิบัติการ	ระดับหน่วยงาน	ระดับองค์ร
แหล่งที่มาของสารสนเทศ	ส่วนใหญ่มาจากภายในองค์กร	มาจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร	ส่วนใหญ่มาจากภายนอกองค์กร
ขอบเขตของสารสนเทศ	แคบลึก	ปานกลาง	กว้างมากกว้างมาก
ระยะเวลา	ระยะสั้น	ระยะกลาง	ระยะยาว
ลักษณะของสารสนเทศ	มีรายละเอียดมาก	มีรายละเอียดปานกลาง	สรุป
ความถี่ของสารสนเทศที่ต้องการ	บ่อยครั้ง เป็นประจำ	เป็นบางช่วง	นาน ๆ ครั้ง
ลักษณะของการตัดสินใจ	มีแบบแผนที่ชัดเจนและแน่นอน	มีแบบแผนบ้าง	ไม่มีแบบแผนที่ชัดเจนแน่นอน

9. ให้นิยามความหมายของ "การตัดสินใจ" และระดับของการตัดสินใจแบ่งเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง

ตอบ

การตัดสินใจ (Decision Making)

            หมายถึง กระบวนการในการเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เนื่องจากการดำเนินงานภายในองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆมากมาย ในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็นไปได้หลายทาง จึงจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเลือกในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้วางไว้ให้มากที่สุด โดยต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ และความฝันแปรของตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ระดับของการตัดสินใจ มี 4 ระดับดังนี้

            1. การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ เป็นการตัดสินใจที่มีผลในระยะยาวที่ต่อทั้งองค์กร ซึ่งส่งผลต่อวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายขององค์กร โดยทั่วไปจะเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

            2. การตัดสินใจระดับการควบคุมการบริหาร เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร ที่เป็นส่วนย่อยอยู่ภายใต้การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ เป็นการตัดสินใจของผุ้บริหารระดับกลาง เกี่ยวกับการวัดผลการปฏิบัติงาน หรือการควบคุมประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน

            3. การตัดสินใจระดับปฏิบัติงาน เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเกี่ยวกับกิจกรรม งาน เป้าหมาย และทรัพยากรที่ถูกกำหนดไว้เรียบร้อยแล้วโดยทั่วไปจะเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับล่าง

            4. การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ เป็นการ ตัดสินใจของผู้เชียวชาญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินทางเลือกของสินค้าหรือบริการ ใหม่ การสื่อสารความรู้ใหม่ และวิธีการกระจายข้อมูลข่าวสารไปยังทุกหน่วยของ องค์กร

10. รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารมีอะไรบ้าง แต่ละรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ

รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร

            ผู้บริหารในระดับปฏิบัติการ ระดับกลวิธี และระดับกลยุทธ์ มีการตัดสินใจแตกต่างกันไปตามลักษณะของงานที่รับผิดชอบในแต่ละระดับของการบริหาร เป็นสาเหตุให้ รูปแบบของปัญหาที่เกิดขึ้นแตกต่างกันไป เพราะปัญหาบางอย่างมีลักษณะที่ชัดเจน สามารถตัดสินใจด้วยวิธีการเดียวกันทุกครั้ง โดยส่วนใหญ่จะเป็นปัญหาของผู้บริหาร ในระดับปฏิบัติการ แต่ปัญหาบางอย่างมีลักษณะที่ไม่ชัดเจน ไม่สามารถตัดสินใจด้วย วิธีการเดียวกันในทุกครั้ง ต้องอาศัยประสบการณ์หรือทักษะของผู้ตัดสินใจประกอบ กันซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารในระดับสูง รูปแบบการตัดสินใจของ ผู้บริหาร อาจแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ดังนี้

1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure) เป็นการตัดสินใจที่ใช้หลักวินิจฉัยแบบที่มีหลักเกณฑ์หรือมีหลักการที่แน่นอนชัดเจน หรือ เป็นกระบวนการตัดสินใจที่มีการกําหนดูทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า เนื่องจากเป็นการตัดสินใจ เกี่ยวกับปัญหาที่ทราบดีและมักเกิดขึ้นซ้ํา ๆ เป็นประจําโดยวิธีการในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด จะถูกกําหนดไว้อย่างชัดเจนตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ และมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายตําที่สุดหรือเพื่อให้เกิดกําไรสูงสุด เช่น

            • การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

            • การจัดซื้อสินค้าในปริมาณที่ทําให้เกิดการประหยัด

            • การเลือกการลงทุนที่เหมาะสมที่สุด

            • การตัดสินใจแบบนี้มักใช้แบบจําลองทางคณิตศาสตร์ (mathematical model) หรือศาสตร์

ทางด้านการการจัดการ (Imanagement science) หรือการวิจัยดําเนินงาน(operation

research) เข้ามาใช้แก้ปัญหา

            • ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบโครงสร้างที่ใช้กับงานด้านธุรกิจ ได้แก่

            • การตัดสินใจเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลังจะต้องสั่งของเข้าครั้งละเท่าไร

            • การวิเคราะห์งบประมาณที่ต้องใช้ในการจัดการต่างๆ

             • การตัดสินใจเรื่องการลงทุนว่าจะลงทุนอะไร สถานที่ตั้งโกดังเก็บสินค้าควรตั้งที่ไหน เป็นต้น

2. การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (semistructure)

            • เป็นการตัดสินใจแบบผสมระหว่างแบบมีโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง คือบางส่วน

สามารถตัดสินใจแบบมีโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทําได้

            • ปัญหาแบบถึงโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและการพิจารณาโดยมนุษย์ รวมเข้าไว้ด้วยกัน จึงมีขั้นตอนในการแก้ปัญหาไม่ชัดเจนและมีขั้นตอนที่ซับซ้อน มากกว่าแบบมีโครงสร้าง ปัญหาบางส่วนเขียนเป็นแบบจําลองทางคณิตศาสตร์ได้ แต่ ปัญหาบางส่วนไม่สามารถเขียนออกมาในรูปของแบบจําลองได้

            สารสนเทศที่ใช้จะเป็นสารสนเทศที่มีโครงสร้างและเป็นรูปแบบรายงานที่ชัดเจน และ ข้อมูลแนวโน้มต่างๆ ที่มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกองค์กร ตัวอย่างเช่น การทําสัญญา ทางการค้า การกําหนดงบประมาณทางการตลาดสําหรับผลิตภัณฑ์ การตัดสินใจให้ เครดิตกับลูกค้า เป็นต้น

3. การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructure) เป็นการตัดสินใจที่ไม่มีหลักการหรือวิธีการที่แน่นอนที่สามารถนํามาใช้ตัดสินใจได้ อีกทั้งมี ทางเลือกให้เลือกได้มากมายหลายทางเพื่อใช้แก้ปัญหาและตัวแปรที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการ ตัดสินใจนั้นมีจํานวนมากและซับซ้อน มีโอกาสผิดพลาด หรือมีความเสี่ยงมากกว่าการตัดสินใจแบบที่มีโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

            • เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีรูปแบบไม่ชัดเจนหรือมีความซับซ้อน จึงต้องใช้

สัญชาติญาณ ประสบการณ์ ความรู้ และความชํานาญของผู้บริหารในการตัดสินใจ

             • สารสนเทศที่ใช้ส่วนใหญ่เป็นสารสนเทศที่มาจากภายนอกองค์กร เช่น ข้อมูลข่าวสารทาง

การเมือง เศรษฐกิจทั้งภายในและภายนอกประเทศ และแนวโน้มของเทคโนโลยี เป็นต้น

            • ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น การวางแผนการพัฒนาสินค้าหรือการ

บริการใหม่ การว่าจ้างผู้บริหารใหม่เพิ่ม ปัญหาพนักงานประท้วง การเลือกของ โครงงานวิจัยและพัฒนาเพื่อนําไปใช้ในปีหน้า เป็นต้น

11. อธิบายกระบวนการตัดสินใจ ของ Simon ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

ตอบ

ไซมอน (Simon, 1960:5-6) ได้แบ่งชนิดของการตัดสินใจออกเป็น 2 ชนิดใหญ่ ๆ ดังนี้

            1. การตัดสินใจที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือมีแบบอย่างไว้ล่วงหน้า (Programmed decisions) เป็นการตัดสินใจตามระเบียบ กฎเกณฑ์ แบบแผนที่เคยปฏิบัติมาจนกลายเป็นงานประจำ เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการลาป่วย ลากิจ ลาบวช การอนุมัติการเบิกจ่ายเงิน การอนุมัติผลการศึกษา เป็นต้น การตัดสินใจแบบกำหนดไว้ล่วงหน้านี้ เปิดโอกาสให้ผู้บริหารเลือกทางเลือกได้น้อย เพราะว่าเป็นการตัดสินใจภายใต้สภาวการณ์ที่แน่นอน

            2. การตัดสินใจที่ไม่ได้กำหนดหรือไม่มีแบบอย่างไว้ล่วงหน้า (Nonprogrammed decisions) เป็นการตัดสินใจในเรื่องใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อน ไม่มีระเบียบ กฎเกณฑ์ แบบแผนที่เคยปฏิบัติมาก่อน จึงเป็นเรื่องยุ่งยากแก่ผู้ตัดสินใจ โดยที่ผู้บริหารหรือผู้ตัดสินใจจะต้องคำนึงถึงความเสี่ยงและความไม่แน่นอนด้วย เช่น การตัดสินใจนำเงินไปลงทุนเพื่อหาผลตอบแทนหรือผลกำไรในธุรกิจ การตัดสินใจผลิตสินค้าตัวใหม่ การตัดสินใจในการขยายกิจการ เป็นต้น

12. อธิบายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละชนิด สนับสนุนประเภทการตัดสินใจ และการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ อย่างไร

ตอบ

            ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เป็น ระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล ที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจ โดยสามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภทดังนี้

            2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจเป็นรายงานที่จัดทำขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกๆ ปี

            2.2 รายงานสรุป (Summarized Reports) เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ

            2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Reports) เป็น รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจอย่างทัน เวลา

            2.4 รายงานที่จัดทำตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งรายงานจะกระทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ Demand Reports จะจัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้นๆ เท่านั้น